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5 conseils pour des réunions efficaces

La conduite de réunion ne s'improvise pas. Pour atteindre les objectifs fixés et éviter la réunionite, quelques bonnes pratiques sont à maîtriser. Alors, comment rendre vos réunions plus productives ? Découvrez nos conseils pour être plus efficace dans leur organisation et leur déroulement !



1. Préparer sa réunion


Le succès d'une réunion tient en partie à sa préparation. Elle doit donc être bien préparée en amont par l’animateur mais aussi par les participants. Quels sont les éléments impératifs à fixer pour préparer une bonne réunion ? Tout d’abord, il faut commencer par déterminer le « TOP » de cette réunion :

  • T : définir clairement le THEME de la réunion, c’est-à-dire « de quoi allons-nous parler ? »

  • O : définir l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire « devons-nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter des résultats, … ? »

  • P : définir avec précision le PLAN, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.

Ensuite, il faut convenir d’une heure et d’un lieu approprié pour la réunion à venir. Pensez à prévenir vos collaborateurs et leur transmettre les documents nécessaires suffisamment à l’avance de la tenue de cette réunion, de l’ordre du jour et de sa durée. De cette façon, eux-aussi peuvent préparer leurs idées et leurs questions, vérifier leur disponibilité, constituer leur argumentation… Le débat qui aura lieu sera ainsi plus construit et plus dynamique.


2. Convier les bons participants


En parlant de collaborateurs, qui faut-il convier à une réunion est un autre élément clé de sa réussite. Les participants présents doivent avoir un réel intérêt à prendre part à celle-ci. Il est évident que vous n’avez pas besoin d’inviter 15 personnes si la moitié n’est pas concernée par le sujet de la réunion. Pour vous aider, sélectionnez les bons interlocuteurs en vous basant sur leurs compétences, leur connaissance du dossier, leur intérêt pour le sujet, et leur désir d’apprendre.


Lors de l’invitation à la réunion, vous pouvez également joindre le compte rendu de la réunion précédente s’il y en a un, pour permettre à chacun de se remettre dans le bain.


3. Penser à apporter le matériel approprié


Une fois que vous avez pensé à l’objectif et à la mise en place de votre réunion, il est temps de passer à l’aspect pratique. Définissez le matériel dont vous pourrez avoir besoin : un ordinateur, un rétroprojecteur, une connexion internet, un bloc-notes, un stylo, les dossiers concernés, un échantillon de produit…



Notre coup de cœur spécial réunion : l’imprimante portable MT800 de HPRT qui est devenue indispensable ! Ultra légère et compacte, elle se glisse facilement dans un sac à dos, à main ou même une sacoche d’ordinateur. Vous pouvez ainsi l’emmener partout avec vous, y compris à vos réunions, pour imprimer vos documents sur place en quelques secondes.



Le jour J, prévoyez quelques vérifications de dernière minute, notamment quant au bon fonctionnement des différents appareils qui seront utilisés. Vous éviterez le stress et la perte de temps en début de réunion et serez donc plus productif, prêt à passer à l’action !


4. Animer tout en restant à l’écoute


Le choix du supérieur hiérarchique pour animer la réunion n'est souvent pas le meilleur. Il peut intimider certains des participants, qui n’auront pas l’occasion de partager leurs arguments à voix haute, et d’enrichir la discussion. Responsable du rythme de la réunion, l'animateur parle peu et se montre capable de faire s'exprimer les autres pour atteindre les objectifs fixés. Il est également chargé d’instaurer un climat favorable à l’échange pour que tous les participants puissent s’exprimer, et de réguler le temps de parole de chacun.


5. Synthétiser les résultats et les décisions


En fin de réunion, il est important de résumer à l'oral, les décisions prises, les missions de chacun d'ici à la prochaine rencontre et les points encore en discussion. Cela permet ainsi de voir si les objectifs de la réunion ont été atteints, et d’être sûr que tout est bien clair dans la tête des participants, pour éviter les erreurs.


Un compte rendu écrit peut également être envoyé aux participants et à ceux que le sujet intéresse, après la réunion. Il doit être précis et concis et reprendre les grandes lignes de la réunion. De cette façon, les personnes n’ayant pu assister à celle-ci sont au courant de ce qu’il s’est dit, des actions à mener et des décisions prises.


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